M-Files - L'archiviazione documentale

Per rimanere competitive nel mercato, le aziende devono migliorare l'efficienza dei processi, aumentare la produttività e la soddisfazione dei propri clienti.

M-Files® è l'innovativo sistema di gestione ed archiviazione documentale, utilizzabile anche nella versione Cloud, facile da usare ed implementare,  adottato da migliaia di aziende ed organizzazioni di tutte le dimensioni  in più di 90 Paesi nel mondo, ottenendo eccezionali aumenti di produttività e migliorando il lmodo di organizzare e gestire i propri documenti, le informazioni, i processi.

M-Files® elimina la dispendiosa ridondanza degli archivi elettronici, abbatte i tempi di ricerca delle informazioni, gestisce in modo facile e sicuro i documenti riservati e garantisce l'accesso agli archivi indipendentemente dal luogo in cui l'utente si trova, con il vantaggio che gli utenti non devono cambiare il modo in cui lavorano.

M-Files®, infatti, non cambia il modo di lavorare da parte degli utenti poichè è perfettamente integrato con Risorse del Computer, fornendo un'interfaccia familiare a tutti. M-Files® supporta,  tutte le applicazioni Windows; questo significa che ogni applicazione, incluso le applicazioni Office come Word o Excel, applicazioni CAD, applicazioni gestionali, applicazioni di magazzino e di produzione, possono accedere direttamente agli archivi di M-Files® con comandi standard come Apri, Salva, Salva con nome, ecc.

M-Files® è semplicissimo aggiungere proprietà personalizzate (metadati) ai propri file ed organizzare il sistema di gestione dei file in base ai propri specifici requisiti. Si possono navigare i file per classe, progetto o qualunque altra proprietà personalizzata.

Alcune ricerche indicano che gli utenti spendono il 16% del loro tempo cercando file. M-Files® fornisce un'interfaccia di ricerca che permette di localizzare qualunque file digitando semplici parole chiave piuttosto che sfogliare tutto l'albero delle cartelle. E' possibile cercare all'interno dei documenti, nelle proprietà oppure in entrambi.

M-Files® preserva e traccia automaticamente tutte le versioni precedenti, o la storia, di ogni documento. Questa caratteristica è fondamentale in qualunque sistema di tracciabilità e gestione della qualità. Oltre a permettere un accesso veloce alle precedenti versioni di ogni documento, M-Files® registra in un particolare log operativo tutte le attività fatte dagli utenti del sistema.

M-Files® è consigliato per qualsiasi azienda che desideri gestire documenti ed informazioni in tutte le sue aree (Amministrazione, Personale, Commerciale, Acquisti, Tecnico, Produzione, ecc.).

M-Files®, inoltre, è particolarmente consigliato per:

• Gli Studi di Architettura ed Ingegneria che gestiscono progetti e disegni tecnici  possono sfruttare la speciale integrazione di M-Files® con AutoCAD
• Gli Studi Legali e gli Avvocati che troveranno in M-Files®  un sistema sicuro e facile da usare  per gestire le pratiche, i documenti importanti, le informazioni ed i processi tipici della loro attività
• Le Strutture Mediche ed Ospedaliere che gestiscono informazioni riservate come le cartelle cliniche dei pazienti

Grazie al versionamento automatico dei documenti, M-Files® è consigliato per le aziende che hanno in essere un sistema di gestione in ambito Qualità (ISO 9001). M-Files®, infatti, tiene traccia di tutte le modifiche e revisioni effettuate cronologicamente sui documenti, come richiesto dalla norma.

10 Buoni motivi per scegliere M-Files®

Interfaccia Windows facile da usare

• Si integra con Windows - interfaccia familiare a qualunque utente
• L'archivio dei documenti appare come un disco virtuale
• E' possibile trascinare documenti, messaggi di posta e qualunque altro tipo di file da e verso MFiles®

Ottieni il controllo dei tuoi documenti

• Le operazioni di check-out e check-in (estrazione ed archiviazione) eliminano i problemi legati a modifiche simultanee
• Preserva le versioni precedenti in maniera automatica
• Registra un log delle modifiche con nome utente, data e ora e commenti
• Funzioni di attribuzione automatica dei nomi e di numeri progressivi

La ricerca immediata e le viste dinamiche fanno risparmiare tempo

• M-Files® ti aiuta a trovare il documento giusto semplicemente digitando poche lettere nel box di ricerca veloce
• Puoi vedere dinamicamente i tuoi documenti in qualunque struttura verticale, a tua scelta
• M-Files® rende disponibile lo stesso documento su più cartelle, senza creare copie inutili

Indipendenza dal luogo di lavoro

• Veloce anche su connessioni remote
• Gli utenti in mobilità possono vedere, creare, modificare e archiviare documenti in modalità off-line con un sistema di sincronizzazione automatica
• Attivando M-Files® Web Access i documenti sono disponibili a tutti utilizzando un semplice browser, inclusi utenti Mac e Linux
• La funzione di replica velocizza la gestione dei documenti da ambienti geograficamente remoti

Sicurezza

• Controllo della visibilità dei dati: è possibile nascondere i documenti sensibili mantenendo comunque un unico luogo di archiviazione
• Impostazioni semplici e permessi personalizzabili riducono il rischio dell'errore umano
• Compatibile con Active Directory
• Il sistema di gestione documentale pianifica automaticamente i backukp di tutti i dati

Collaborazione e Workflow

• Notifiche via e-mail dei nuovi documenti modificati
• Semplici attività per collaborazione ad hoc
• Funzionalità base o avanzate per workflow di processi formali

Strutture dati personalizzabili

• M-Files® fornisce le più avanzate funzionalità di strutturazione dei meta-dati, incluse liste multiselezione e campi filtrati
• Relazioni tra documenti, utilizzo di raccolte, e modelli
• Oltre ai documenti  M-Files® può gestire qualunque tipo di struttura dati

Installazione ed implementazione semplice

• Trascinamento dei file esistenti su M-Files®
• Non richiede personale IT dedicato
• Servizi di consulenza professionali disponibili per i clienti di tutto il mondo

Connessione a sistemi di terze parti

• E' possibile definire dei collegamenti attivi con database esterni, come CRM, software gestionali, ecc...
• Importazione e collegamenti a file esistenti nelle condivisioni di rete
• Caricamento di documenti cartacei da qualunque scanner e dispositivo multifunzione
• Importazione di messaggi e-mail direttamente dal server di posta
• Utilizzo delle librerie M-Files® per requisiti di integrazione particolari

Integrazione con le applicazioni Windows e supporto per tutti i tipi di file

• M-Files® si integra con tutte le applicazioni Windows, incluse le applicazioni Office, CAD, gestionali, di magazzino e produzione, ecc, permettendo agli utenti di accedere agli archivi con comandi standard come Apri, Salva, Salva con nome, ecc.
• M-Files® supporta inoltre tutti i formati di file, come i documenti di Word, i fogli di calcolo di Excel, i file PDF, i modelli CAD, le immagini, ecc.